Blogs van John

John Greijmans is interimmanager en consultant. 

Baas in eigen Bedrijf

Wanneer ben je succesvol? Voor mij persoonlijk is succes niet het halen van financiële of andere doelstellingen. Succes zou in dat geval ook door toeval kunnen worden bepaald, je had nu eenmaal geluk. Succes voor mij is het gevoel om alle zaken rond het behalen van de doelstellingen onder controle te hebben en daardoor de geluksfactor, die er altijd zal zijn, grotendeels uit te schakelen. Maar wat betekent dan ‘onder controle hebben’?

De Engelse term ‘control’ wordt vaak vertaald als ‘controle’, maar de juiste vertaling is ‘beheersing’. Iets onder controle hebben, betekent dus iets beheersen en niet iets controleren. Maar ook als we term beheersen gebruikt blijft het een lastig begrip. Elk element van iets willen beheersen, kost veel tijd of is zelfs onmogelijk. Je moet dus zaken loslaten. Voor mij is beheersing daarom de situatie waarin je duidelijke doelen voor ogen hebt, de juiste acties hebt genomen om die doelen te halen, maar open blijft staan voor de mogelijkheid dat er zich zaken voordoen die je niet hebt (kunnen) voorzien. Met andere woorden: je moet de vinger aan de pols blijven houden.  Hoe doen we dat?

 

Methoden voor Beheersing

De theorie rond het beheersen van bedrijfsprocessen kent diverse methoden om te zorgen dat je ondanks veranderende omstandigheden, er toch voor kan zorgen dat je je doelstellingen haalt. Ik zal deze methoden behandelen aan de hand van de begrippen: context, intentie, focus, delegeren en conversie.

De eerste stap is het creëren van de juiste CONTEXT, en context in de meeste, zo niet alle organisaties betekent de klant. Daar doe je het immers voor. Onderzoek en bepaal daarom eerst wie je ideale klanten zijn, welke wensen of problemen ze hebben en hoe je ze daarbij kunt helpen met het leveren van goederen en diensten. Let daarbij ook op wie je concurrenten zijn. Op basis van deze analyse kun je een marketingstrategie vaststellen die je verwoordt in je ondernemingsplan. Dit plan vormt de basis van alle overige activiteiten die in je organisatie plaatsvinden.

Succes is het gevoel om alle zaken rond het behalen van de doelstellingen onder controle te hebben en daardoor de geluksfactor grotendeels uit te schakelen.

 

Alles wat je in een zakelijke omgeving doet, doe je doelgericht en efficiënt. INTENTIE heeft in dit verband betrekking op het bewust kiezen wat je gaat doen en wanneer je dat gaat doen. Er is namelijk nooit tijd om alles onmiddellijk te doen. Volg de beginselen van timemanagement: stel je prioriteiten en richt je acties daarop. In plaats van uren te besteden aan het beantwoorden van en reageren op niet ter zake doende e-mails, doe je er goed aan je tijd te besteden aan zaken die een maximale en positieve impact hebben op het bereiken van je doelstellingen.   

Veel ondernemers hebben problemen met de juiste FOCUS. Enerzijds heb je de intentie je alleen maar bezig te houden met belangrijke zaken, maar anderzijds ben je vaak verplicht ook tijd te besteden aan zaken die minder belangrijk zijn, al was het alleen maar om te bepalen dat ze dat inderdaad zijn. Ook hier kan timemanagement helpen. Verzamel alles wat binnenkomt, en wat je dus niet gepland hebt. Blokkeer een of twee uur per dag om te bepalen wat je er mee gaat doen. Dat kan niets zijn, dat kan onmiddellijk uitvoeren zijn als het maar twee minuten kost, of het kan het inplannen zijn om het uit te voeren wanneer het jou uitkomt.

DELEGEREN kan je helpen om tijd voor andere activiteiten te creëren: je hoeft het immers niet meer zelf uit te voeren. Het kan ook de kwaliteit van je product verbeteren; iemand anders kan het beter doen dan jij zelf zou kunnen.

Bij een commerciële organisatie komen klanten niet vanzelf, je moet er moeite voor doen om ze binnen te halen. Het vinden van leads is daarbij vaak het gemakkelijkste. Met genoeg geld voor marketing is het makkelijk een pijplijn te vullen. Het kernbegrip hier is CONVERSIE. Dat is een prospect tot een tevreden klant maken. Het is daarbij effectiever en efficiënter om eerst te onderzoeken welke de meest belovende prospect zijn, en je daarop te focussen.

Beheersing is de situatie waarin je duidelijke doelen voor ogen hebt, de juiste acties hebt genomen om die doelen te halen, en open blijft staan voor de mogelijkheid dat er zich zaken voordoen die je niet hebt (kunnen) voorzien.

 

Systemen voor Beheersing

Bij methoden gaat het om dingen die je zelf moet doen, bij systemen handelt het om hulpmiddelen en procedures die je ondersteunen bij het beheersen van bedrijfsprocessen. Alles met het doel om zo effectief en efficiënt mogelijk je doelstellingen te halen. Onderstaand enkele voorbeelden van dergelijke systemen.

De afdeling MARKETING stelt de doelstellingen voor de organisatie vast. Het gaat daarbij om een breed scala aan targets op het gebied van kwaliteit, omzet en winst. Het is belangrijk dat voor elke activiteit een concreet en meetbaar doel wordt gesteld, waarbij na het al dan niet behalen van het doel die activiteit kan worden geëvalueerd. Wat kunnen we er voor de toekomst van leren? Ook is het van belang om tussentijds bij te sturen als en wanneer dat nodig blijkt. Gebruik daarom een CRM-systeem om alle commerciële activiteiten te volgen.

CUSTOMER SERVICE wordt meer en meer digitaal uitgevoerd. Maar ook dan is er nog steeds en eigenlijk nog veel meer, sprake van mond-tot-mondreclame via sociale media. Wil je goede recensies online krijgen en viraal gaan met je goederen en diensten, zorg er dan voor dat je klantenserviceteam snel en correct reageert bij het oplossen van elk probleem. Schriftelijk vastgelegde procedures kunnen je medewerkers vertellen hoe ze met vragen van klanten om moeten gaan. Dit kan worden ondersteund met een systeem waarin een vraag kan worden vastgelegd en doorgezet naar de verantwoordelijke, zodat niet alles herhaald moet worden en de juiste afhandeling kan worden opgevolgd.

Het is de doelstelling van elke verkoper om een factuur uit te sturen, zeker als een deel van zijn inkomen daarvan afhankelijk is. Maar als die factuur, om welke reden dan ook, niet betaald wordt schiet je bedrijf daar niets mee op. Goed WERKKAPITAAL MANAGEMENT vereist procedures wanneer facturen wel en niet mogen worden uitgestuurd, en wie verantwoordelijk is actie te nemen wanneer een factuur niet betaald wordt. In dit verband moet je ook de hoogte van je voorraad goed organiseren. Te veel voorraad betekent het risico van afschrijving en bederf. Te weinig voorraad betekent minder omzet omdat klanten niet betalen voor wat ze niet krijgen.

HUMAN RESOURCES worden het belangrijkste “bezit” van een bedrijf genoemd. De mensen die je in dienst neemt, bepalen namelijk voor een groot deel je succes in het behalen van je doelstellingen. Ook hier moet je systemen implementeren voor het werven en opleiden van personeel. Voorbeelden zijn procedures en technieken voor het werven en aannemen van nieuwe medewerkers, het managen en ontwikkelen van bestaande collega’s en het voldoen aan wettelijke bepalingen op het gebied van personeelsmanagement, zoals arbeidsvoorwaarden en werkomstandigheden.

Delegeren helpt je tijd voor andere activiteiten te creëren: je hoeft het immers niet meer zelf te doen. Het kan ook de kwaliteit verbeteren; iemand anders kan het beter doen dan jij zelf zou kunnen.

 

Conclusie

Het grote voordeel, als je alle methoden uitvoert en benodigde systemen hebt geïmplanteerd, is dat je je tijd kunt besteden aan wat je echt belangrijk vindt. In principe kan je bedrijf namelijk zelfstandig verder gaan: er zijn voldoende beheersmaatregelen die ervoor zorgen dat op tijd kan worden bijgestuurd door de juiste mensen die jij daarvoor hebt aangenomen. Delegatie en Beheersing gaan hand in hand, en zijn daarmee de basis voor verdere groei.

John Greijmans

Rotterdam, december 2020