Blogs van John

John Greijmans is interimmanager en consultant. 

Een andere manier om naar kosten te kijken

Een aantal jaren geleden werkte ik bij een onderneming waar zoals het zo mooi heet, “sprake was van enige financiële tegenwind”. En dus moesten de kosten omlaag. Daartoe werden op hoog niveau enkele ad-hoc-maatregelen uitgevaardigd en geïmplementeerd. Deze kwamen er grotendeels op neer dat er mensen werden ontslagen. Zo gezegd, zo gedaan. Het resultaat enkele maanden later was echter dat de kosten per saldo waren toegenomen. Inderdaad, de tegenwind ging harder waaien. Hoe kan dat?

Er waren mensen ontslagen, maar dat bleken medewerkers te zijn die wel degelijk werk deden. Blijkbaar had niemand de moete genomen daar vooraf naar te kijken. Het werk bleef dus liggen, en er werd significant minder productie gedraaid. Als gevolg daarvan daalde de omzet navenant. Er werden daarom, wederom ad hoc snel weer andere mensen aangenomen. Deze waren echter én duurder, én er was niemand om hen in te werken. Vandaar de hogere kosten. Hoe kan dat beter?

Mijn uitgangspunt is dat kosten structureel en systematisch, dus niet ad hoc moeten worden gemanaged. Een aanpak die je op verschillende niveaus moet doorvoeren. Welke niveaus zijn dat?

 

Cultuur

Wil je kosten beheersen, dan is het van belang dat je de mensen in je organisatie verantwoordelijk maakt voor het niveau van de kosten, en ze daarvoor ook beloond. En dat hoeft niet altijd in geld te zijn. Je moet uitleggen waarom de kosten omlaag moeten, en dan gezamenlijk doelen stellen en plannen maken om ze te realiseren.

Strategie

Kosten zijn geen doel op zich, maar een middel om een doel te bereiken. Als het doel een lage prijs is, omdat je in een sterk concurrerende markt opereert, dan moet je inderdaad snijden in de kosten. Is je doel echter het behalen van een hoge marge, dan moet dat vaak worden bereikt door een hoge kwaliteit aan te bieden. Kosten zijn dan de resultante van die hogere kwaliteit.

Organisatie

Weet waar je het over hebt als je over kosten praat. Kosten worden gemaakt in de verschillende processen in je bedrijf. Ga dus na wat het doel van elk proces of activiteit is, waarvoor zijn ze er en belangrijk, wat wil de klant ervoor betalen. Als activiteiten geen zinvol doel hebben en als de klant er niet voor wil betalen, dan is er in Lean termen sprake van verspilling en die moet je elimineren. Anderzijds kan het zijn dat hogere kosten voortvloeien uit een hogere productie, en dan levert het rücksichtslos ‘besparen’ grote problemen op.

Informatie

Gegevens over de hoogte van de kosten, komen uit de boekhouding. Maar daar heb je niet veel aan, anders dan dat ze hoger of lager zijn dan de vorige periode zeggen ze niet zo veel. Je wilt juist weten waarom ze hoger of lager zijn. Je moet daarom kijken wat die kosten heeft veroorzaakt, en wat daarvan weer de oorzaak is. Zo kom je uiteindelijk bij de ‘root cause’ uit, en dat is de uiteindelijke veroorzaker van de kosten. Op basis van informatie daarover kun je plannen maken om die veroorzaker aan te pakken en daardoor lagere kosten realiseren.

Als je bovenstaande uitgangspunten volgt, zijn er geen ad hoc ontslagen nodig. Je weet immers ruim van te voren wat er aan de hand is, en je hebt tijdig maatregelen kunnen nemen om de tegenwind te keren.

 

John Greijmans

 

#kosten #besparen #bezuinigen #management #finance #financieel #ondernemen #control