Blogs van John

John Greijmans is interimmanager en consultant. 

Hoe bestuur ik een land, een onderneming en het Entrepotgebouw?

Er is geen verschil tussen het besturen van een overheidsorganisatie, een bedrijf of een vereniging. In alle gevallen moeten dezelfde activiteiten worden uitgevoerd: doelen realiseren en risico’s managen.

 

Elke organisatie moet op een bepaalde manier bestuurd worden, anders wordt het een chaos en wordt het doel van de organisatie niet gehaald. Laatst had ik een discussie over dit onderwerp. Iedereen was het er inderdaad mee eens dat een organisatie bestuurd of, in meer moderne termen gemanaged moet worden. Er was echter onenigheid over de vraag of er verschil was tussen het besturen van een overheidsorganisatie, een bedrijf of een vereniging. Mijn mening was dat dat in de basis besturen op hetzelfde neerkomt, in welke organisatievorm dan ook. Om mijn stelling te kunnen onderbouwen, wil ik eerst definiëren wat we onder besturen verstaan.

Wat is Besturen?

Het kennisplatform Ensie definieert besturen als: “Het proces waarin mensen en middelen in de organisatie op elkaar worden afgestemd om gezamenlijk de doelstellingen zo goed mogelijk te realiseren.” Kernwoorden in deze definitie zijn voor mij ‘doelstellingen realiseren’ en ‘zo goed mogelijk’. De laatste term geeft aan dat het niet zeker is dat doelstellingen worden gerealiseerd. We hebben de toekomst niet volledig in de hand en er kunnen zich gebeurtenissen voordoen die maken dan we onze doelen niet realiseren. We kunnen ons daarop echter wel voorbereiden. Mijn definitie van besturen is daarom: “Besturen is doelen realiseren en risico’s managen”.  

In het navolgende ga ik dieper in op deze definitie van besturen en of dat essentieel verschilt voor de verschillende organisatievormen. Om het geheel niet te abstract te maken doe ik dat aan de hand van concrete voorbeelden. Voor de overheidsorganisatie neem ik als voorbeeld het besturen van ons land, voor het bedrijf wordt dat een beursgenoteerde onderneming en de vereniging wordt de Vereniging van Eigenaars van het Entrepotgebouw (VvE). Het Entrepot is een prachtig monumentaal gebouw in Rotterdam, waarin ik een appartementsrecht heb. Hoe realiseren we nu de doelen en managen we de risico’s in elk van deze organisaties?

 

Doelen realiseren

Een veel gebruikt hulpmiddel bij het realiseren van doelen is de stuur-cirkel van de Amerikaanse statisticus William Deming (1900-1993). De cirkel beschrijft vier activiteiten die ervoor zorgen dat doelstellingen worden gehaald. Het cyclische karakter garandeert daarbij dat het realiseren van doelen voortdurend onder de aandacht blijft. De vier activiteiten zijn: 

  • PLAN: Kijk naar de doelstellingen die je wil realiseren en maak een plan om dat te doen.
  • DO: Voer het plan uit.
  • CHECK: Meet het resultaat van je activiteiten en vergelijk dat met de doelstellingen.
  • ACT: Stel aan de hand van die vergelijking de plannen bij of wijzig de doelstellingen.

Kern van deze visie is dat iedereen in een organisatie op deze manier in staat is zijn of haar doelstellingen te realiseren. De handelingen van de medewerker vormen namelijk een deelproces van een hoger gelegen proces. Het management of het bestuur van de organisatie doet hetzelfde voor de hoger gelegen processen. De PDCA-methode wordt overigens vaker onbewust impliciet dan bewust expliciet toegepast.

De cirkel gaat ervan uit dat er al doelstellingen zijn. Zijn die er niet dan moeten deze worden gemaakt, en dat gebeurt meestal op twee niveaus: het beleidskader waarbinnen de doelen worden bepaald en de doelstellingen zelf. Deze laatste hebben vaak een globaal op de langere termijn gericht karakter.

 

Beleidskader

In een beurgenoteerde onderneming wordt het kader waarbinnen doelstellingen worden bepaald en gerealiseerd, gevormd door de missie en visie. De missie is datgene dat de onderneming naar buiten toe wil uitdragen. Het geeft aan waarvoor het bedrijf staat, wat de identiteit en waarden zijn. De visie is een voorstelling van de toekomst van een bedrijf, en geeft aan waarvoor de mensen in het bedrijf gaan, wat hun toekomstdroom is.  Een bedrijf als McDonalds heeft bijvoorbeeld de volgende missie en visie:

  • MISSIE: McDonald’s staat midden in de samenleving. Ondernemen met oog voor de omgeving vinden we daarom bijzonder belangrijk en we nemen graag onze verantwoordelijkheid ten opzichte van de maatschappij. Think global, act local is al sinds de oprichting in de jaren 50 ons motto. Dit is terug te vinden in alle facetten van onze bedrijfsvoering.
  • VISIE: Good Food Fast is het credo van McDonald’s. Kwaliteit op alle fronten staat daarbij centraal. Dit houdt in dat we iedere gast de beste kwaliteit en een gevarieerde keuze willen bieden. Iedereen moet op elk gewenst moment, in een aangename restaurantomgeving, een lekkere keuze kunnen maken bij McDonald’s. We realiseren dit onder meer door ons assortiment voortdurend uit te breiden met innovatieve producten van hoge kwaliteit. En door onze restaurants te voorzien van een eigentijdse uitstraling. Good Food Fast vormt de komende jaren de leidraad bij alles wat we doen.

Het beleidskader waarbinnen kabinet en parlement doelen stellen is de Grondwet voor het Koninkrijk der Nederlanden, met as befaamd artikel 1: “Allen die zich in Nederland bevinden, worden in gelijke gevallen gelijk behandeld. Discriminatie wegens godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht of op welke grond dan ook, is niet toegestaan.” Voor de VvE gelden de splitsingsacte, de statuten en eventuele wettelijke bepalingen het kader. In de meeste gevallen komt dat neer op het onderhoud en in stand houden van het gebouw.

 

 

 

Lange-termijndoelstellingen

Als het beleidskader bekend is, kunnen doelstellingen worden geformuleerd. Voor een kabinet wordt dat gedaan in een regeerakkoord. De rijksoverheid zegt hier zelf over: “Het regeerakkoord bevat de belangrijkste doelstellingen voor het beleid van de regering in haar regeringsperiode: wat wil de regering doen en bereiken in de komende periode?” In het bedrijfsleven worden doelen voor de komende jaren, en ook de methode hoe die te bereiken vastgelegd in een strategisch plan, en voor de VvE ie er een zogenaamd Meerjaren Onderhoudsplan (MJOP).

 

PLAN: Operationeel Plan

Nu we kader en doelstellingen hebben bepaald en vastgelegd kunnen we beschrijven hoe het kabinet de directie van de onderneming en het bestuur van de VvE de PDCA-cirkel, al dan niet bewust toepassen. Wat gaat er concreet worden gedaan om de doelstellingen in het komende jaar daadwerkelijk te realiseren? 

De onderneming maakt daarvoor een jaarplan. Dit is een vertaling van de strategie voor het eerstvolgende jaar in concrete doelen, resultaten en activiteiten. Per beleidsgebied wordt daarin uiteengezet wat de financiële en kwalitatieve korte-termijndoelen zijn, inclusief de belangrijkste projecten of activiteiten om die te verwezenlijken. Voor elk doel wordt een eigenaar benoemd die verantwoordelijk is voor de afgesproken doelstellingen en het te bewandelen pad. Ten slotte worden de plannen van de verschillende beleidsgebieden voorzien van een toelichting, waarin voldoende aannemelijk wordt gemaakt waarom de gekozen doelen en uitgangspunten realistisch, en in lijn met de strategie zijn.

De Miljoenennota bevat de belangrijkste plannen en keuzes van het kabinet voor het komende jaar en geeft aan wat die plannen kosten. De nota geeft antwoord op vragen als: wat zijn de belangrijkste plannen van het kabinet voor het volgende jaar, wat gaan die plannen kosten en welk effect hebben die plannen? Bij de VvE wordt het MJOP vertaald naar een onderhoudsplan dat aangeeft welke onderhoudsprojecten het komend jaar worden uitgevoerd.

 

DO: Voortgangsbewaking

De uitvoering van de verschillende plannen wordt bepaald door die plannen zelf, daar is in zijn algemeenheid weinig over te zeggen. Belangrijk in deze fase is wel om te weten of het kabinet, de directie en het bestuur op de goede weg zijn. In alle drie gevallen wordt hiervoor een vorm van voortgangsbewaking toegepast.

Zo vraagt het parlement ministers vragen om informatie, maar ook buitenparlementair onderzoek door bijvoorbeeld journalisten speelt hier een belangrijke rol. Binnen beursgenoteerde en andere grotere bedrijven zien we interne rapportages aan het management en raad van commissarissen. Naast deze formele rapportage is het daarbij, net als in het parlement, belangrijk om met de betrokkenen in gesprek te gaan. Dat levert vaak heel relevante informatie op. Bij de VvE is er sprake van direct toezicht omdat de appartementseigenaren vaak persoonlijk kunnen zien wat er gebeurt en soms zelfs kunnen constateren of het al dan niet goed gebeurt.

 

CHECK: Evaluatie

De evaluatie is een cruciale fase. Hier wordt namelijk bepaald of de doelstellingen daadwerkelijk zijn behaald. Centrale vragen daarbij zijn, wat ging er goed, wat ging niet goed en belangrijk: wat kunnen we ervan leren. Bij ondernemingen vindt een formele evaluatie plaats op het moment dat het jaarverslag aan de aandeelhouders wordt gepresenteerd, en op basis waarvan de directie dan decharge wordt verleend. Overigens zijn er voor die tijd al veel interne evaluaties gemaakt, zoals bijvoorbeeld functioneringsgesprekken. Bij de VvE bestaat een soortgelijk proces. Op de algemene ledenvergadering doet het bestuur verslag van haar activiteiten en krijgt op basis daarvan decharge. 

Op de derde dinsdag in september is het Prinsjesdag en presenteert het kabinet de genoemde Miljoenennota. De derde woensdag in mei is het Verantwoordingsdag. Op deze dag leggen ministeries verantwoording af over de financiën en het gevoerde beleid van het voorgaande jaar. Op basis daarvan volgt een debat in het parlement, en als het kabinet het goed heeft gedaan mag het aanblijven.

 

ACT: Volgende Stap

In de evaluatie is vastgesteld wat er goed en fout ging en wat daarvan is geleerd. In de act-fase wordt iets met deze leereffecten gedaan. Wat wordt gedaan is afhankelijk van de omstandigheden, maar in zijn algemeenheid kan dat zijn dat de toekomstige uitvoering van het plan wordt aangepast, of dat het plan en de lange-termijndoelstellingen worden veranderd. In uitzonderlijke gevallen kan er worden besloten om de statuten, de missie en visie, of de grondwet te wijzigen.

 

Risico’s Managen

Doelen stellen is één, maar ze realiseren is iets anders. Je kunt nog zulke goede plannen maken, maar je hebt de toekomst niet volledig in de hand. Een risico is een gebeurtenis die ervoor kan zorgen dat doelstellingen niet worden gehaald. Daarop moet je voorbereid zijn, en dat is waar risicomanagement je bij kan helpen.

Risicomanagement is een continu proces, dat risico’s identificeert en op waarde schat. Ook bepaalt het hoe de kans van het optreden en de gevolgen van risico’s beheersbaar worden. Een gedegen risicomanagementbeleid kan ervoor zorgen dat je je doelstellingen haalt. Er zijn vijf stappen die je kunt volgen voor een effectief risicomanagement. 

  • Risico-identificatie. Breng alle risico’s in kaart die de doelstellingen van je organisatie in gevaar kunnen brengen. Denk daarbij aan strategische, financiële en operationele risico’s. Maak ook onderscheid in risico’s op de lange en op de korte termijn.
  • Risicoanalyse. Analyseer de verzamelde informatie. Schat in welke risico’s de grootste bedreiging vormen en de meeste aandacht verdienen. Kijk daarvoor naar de kans dat een gebeurtenis zich voordoet, en de consequenties daarvan als die zich voordoet.
  • Beheersing. Bepaal welke risico’s aandacht verdienen en welke minder urgent zijn. Je kunt in de regel kiezen uit vier reacties: vermijden, overdragen, verminderen of accepteren.
  • Monitoring. Risicomanagement is een continu proces, en daarom is monitoring cruciaal. Om de risico’s effectief te beheersen is het noodzakelijk bedreigingen te blijven monitoren.  
  • Informatie. Maak medewerkers bewust van het belang van risicomanagement door hen regelmatig updates te geven van de onderzochte risico’s en de geïmplementeerde strategieën.

Dit lijkt wellicht een theoretisch abstract verhaal, daarom nu een alledaags praktisch en enigszins vereenvoudigd voorbeeld. Stel je hebt morgen een belangrijke afspraak waar je op tijd bij aanwezig moet zijn. Wat kan er dan allemaal misgaan? Het kan zijn dat je auto het niet doet of dat er files staan. Je acht de kans dat je auto het niet doet klein, omdat die altijd goed onderhouden is en dat risico wil je dus wel accepteren. Mocht het dan toch misgaan dan kun je altijd nog een taxi bellen. De kans op files acht je groter, en het probleem is dat een eventuele taxi ook in de file komt te staan. Daarom besluit je om het risico van files te vermijden door met het openbaar vervoer te gaan. Waarbij je er vanuit gaat dat er geen blaadjes op de rails liggen die voor vertraging kunnen zorgen.

 

Tot slot

Mijn relatief eenvoudige definitie van het besturen van een organisatie was dat dat neerkomt op doelen realiseren en risico’s managen.

Risicomanagement is een eenvoudige methode die je zelf kunt toepassen. Het kabinet houdt met haar maatregelen rekening dat de dollarkoers of de groei van de wereldhandel anders is dan gepland, en kan zich daarop voorbereiden. Ondernemingen maken ook dergelijk afwegingen door bijvoorbeeld rekening te houden met het feit dat een belangrijke collega van werkgever verandert. En de VvE kan geconfronteerd worden met het faillissement van een beoogde aannemer. Mocht zich die gebeurtenis voordoen dat is het zaak alternatieve aannemers te hebben, of naar de mogelijkheid kijken een onderhoudsproject een jaar uit te stellen.

Zowel het kabinet, de directie van een onderneming als het bestuur van een VvE hebben een beleidskader en lange-termijndoelstellingen van waaruit ze werken. Alle drie maken ze plannen, bewaken de voortgang daarvan en evalueren de uitkomsten. En alle drie doen aanpassingen op basis van opgedane leerervaringen. De gebruikte termen verschillen, maar essentieel is het realiseren van doelen hetzelfde proces voor een land, een onderneming en het Entrepotgebouw.

John Greijmans

Rotterdam oktober 2019