Blogs van John

John Greijmans is interimmanager en consultant. 

Logistiek om je Strategie te Realiseren

Integraal Logistiek Management (ILM) gaat om het realiseren van je strategische doelstelling door mensen in staat te stellen de juiste dingen te doen, ondersteund door een goed proces en systemen.

 

Logistiek wordt vaak omschreven als het inrichten en beheersen van goederen- en informatiestromen vanaf de bron (pindanoot) tot aan de eindbestemming (pindakaas op je brood). Logistiek gaat daarmee verder dan het simpel vervoeren van producten van A naar B. Logistiek in deze visie is het verkrijgen van de juiste gegevens om de goederen van herkomst naar bestemming te brengen, daarbij ondersteund door geavanceerde informatiesystemen.

In de logistiek gaat het daarbij vooral om mensen. Logistieke professionals zijn op zoek naar de optimale balans tussen kosten en klanttevredenheid, efficiëntie en duurzaamheid, maar ook snelheid en veiligheid. Het kan daarbij naast pindakaas gaan over bijvoorbeeld ‘patiëntenstromen’ binnen zorginstellingen tot grote publieksevenementen. Logistiek is daarmee een verzamelterm voor alles wat komt kijken bij het organiseren, plannen, besturen en uitvoeren van een goederenstroom vanaf de eerste tot en met de laatste fase.

Dat alles is theorie. In de praktijk heeft de term logistiek echter vaak de connotatie van een operationeel proces om te zorgen dat goederen van A naar B gaan. Er is daarbij soms sprake van planning en informatiesystemen, maar die zijn dan vooral gericht op operationele items zoals volume en gewicht. Logistiek wordt aldus gezien als een ondersteunende afdeling die het weliswaar mogelijk maakt dat primaire processen kunnen draaien, maar daar verder geen inhoudelijke bijdrage aan kan leveren.

Ik wil daarom een beeld schetsen van de voordelen die Integraal Logistiek Management (ILM) kan bieden. Het gaat daarbij om het realiseren van je strategische doelstelling door mensen in staat te stellen de juiste dingen te doen, ondersteund door een goed proces en systemen. In het navolgende beschrijf ik een aantal verschillen tussen ILM en een puur operationeel logistiek systeem in iets meer detail. Wil je ILM binnen je eigen organisatie implementeren, dan kun je deze verschillen vertalen naar een concreet, op jouw situatie toegeschreven actieplan.

Logistiek moet je niet (alleen) plannen, je moet het managen

Een plan is nooit een doel op zich, een plan dient ertoe om je onderneming te besturen en om je strategische doelstellingen te realiseren. Je stuurt een organisatie niet door één op ééntjes of ad-hoc crisis meetings maar door regelmatig overleg. Daarin wordt bepaald waar we naar toe lijken te gaan en of dat is waar we volgens plan naar toe willen gaan. Zo nodig worden dan maatregelen genomen om bij te sturen.  

 

Integrale planning gaat verder dan gewicht en volume plannen

In veel bedrijven zijn logistieke en financiële planning losgekoppeld. Logistieke gegevens bevatten echter veel informatie die direct gebruikt kan worden in het financiële plan, zoals volumes, mix en timing. Vaak wordt deze informatie niet gebruikt en wordt volstaan met een inschatting op basis van een historisch gemiddelde. In een geïntegreerd planningsproces zijn het logistieke en het financiële plan gebaseerd op dezelfde cijfers en aannames, en wordt het logistieke plan financieel gemaakt. Dit om alternatieven te kunnen vergelijken, om inzicht te hebben in waar we staan vergeleken met budget en om plannen te presenteren in euro’s, een taal die iedereen begrijpt.

Niet één plan, maar diverse scenario’s

Als ze al een plan maken, volstaan de meeste bedrijven met één cijferoverzicht met de daaraan ten grondslag liggende plannen en aannames. Als je echt wil managen is het beter meerdere plannen te maken, waarbij je aan de belangrijkste knoppen kunt draaien. Wat is bijvoorbeeld het effect van een economische groei die 2% hoger ligt, en hoe moeten plannen daarop worden aangepast? Andere knoppen waaraan je kan denken zijn volume, prijs, kwaliteit en mix van zowel grondstoffen als van verkochte producten. Op deze manier krijg je meer grip op wat belangrijk is, en waar de risico’s en kansen liggen. En er is vooraf nagedacht als een bepaald scenario zich voordoet, zodat je meteen de juiste acties kunt inzetten.

In het verlengde hiervan is het noodzakelijk dat gekwantificeerde plannen worden vergezeld door een uitleg van de onderliggende kwalitatieve veronderstellingen. Voor consensus is het belangrijk niet alleen getallen te bespreken maar vooral de aannames. Het al dan niet eens zijn over een getal zonder te weten wat erachter steekt levert welles-nietes discussies op; alleen over aannames kun je een zinnige discussie houden.

Logistiek is niet reageren maar anticiperen

Veel managers reageren op wat er gebeurt in een logistiek proces en trachten op basis daarvan zaken weer in goede banen te leiden. Integraal logistiek management houdt echter in dat je primaire focus ligt bij vooruit kijken en anticiperen op wat er gaat gebeuren. Dan kun je vooraf bijsturen en wordt eventuele schade voorkomen. De toekomst is niet iets dat je overkomt, maar iets dat je mede zelf bepaalt. Maak daarom altijd een inschatting van wat fout kan gaan, en zet in een vroeg stadium acties uit om op koers te blijven.

Maak beter gebruik van kpi’s

Kritieke prestatie-indicatoren (kpi’s) zijn variabelen om prestaties van ondernemingen te analyseren, en ze worden dan ook veel gebruikt. Veel organisaties vergeten echter waar de ‘k’ voor staat. Alles is te meten, maar er zijn een paar kritieke variabelen die echt vertellen hoe je bedrijf ervoor staat. En helaas zijn dat niet de functionele kpi’s waarop managers worden afgerekend, maar juist functie-overschrijdende kpi’s. Een goede bezettingsgraad van het machinepark is immers gemakkelijk te realiseren als je niet verantwoordelijk bent voor de hoogte van de voorraden.

Iedereen is verantwoordelijk voor Logistiek

Met name in commerciële organisaties hoor je vaak de kreet, ‘we are all-in sales’. Hetzelfde geldt voor ILM, we zijn allemaal verantwoordelijk voor logistiek. Een logistiek proces gaat van leverancier naar klant, en is daarmee een kernproces in je organisatie. In organisaties lopen veel mensen rond met kennis van zaken op hun vakgebied. Vaak blijft het daar echter bij, en is er te weinig zicht op de verbanden tussen het eigen deel van de organisatie en de andere delen. Te veel voorraad is bijvoorbeeld niet goed want er zit dan te veel geld vast in werkkapitaal. Te weinig is ook niet goed want dat kan leiden tot nee-verkopen. Sales wil graag veel voorraad, Finance weinig. Inkoop, gedreven door inkoopbudgetten, gaat voor de laagste inkoopprijs en verliest daarbij de totale kosten en kwaliteit uit het oog.

Met integraal logistiek management handelen mensen, binnen de grenzen van de strategie, als waren ze zelf de ondernemer die de bedreigingen en kansen van het totale bedrijf in perspectief heeft bij het nemen van beslissingen. Logistiek is daarmee niet langer een operationeel afdelingsgericht proces, het is een platform om gezamenlijk beslissingen te nemen over hoe de strategie te realiseren.

Tot slot

Als je, wellicht op basis van dit artikel, een goed functionerend ILM-proces wil opzetten, dan kost dat tijd. Neem die tijd. De meeste veranderingen vergen namelijk naast een aanpassing van processen en systemen ook een aanpassing van het gedrag van mensen. Echter, op het moment dat het nieuwe proces gaat werken, zal dat de hele organisatie tijd schelen omdat vergaderingen efficiënter worden en iedereen weet wat zijn of haar rol in het grotere geheel is.

 

John Greijmans

Rotterdam, September 2020