Blogs van John

John Greijmans is interimmanager en consultant. 

Vijf Geboden voor een Goede Todo-lijst

Veel mensen vinden het fijn om met een todo-lijst te werken. Het geeft hen het gevoel dat ze productief zijn, elke keer dat een voltooide taak afgevinkt wordt. En wanneer alle taken op de lijst zijn voltooid, dan kun je achterover leunen op de bank en van je vrije avond genieten. Dat is in ieder geval de theorie, maar de praktijk is weerbarstiger.   

  • Mijn
  • ToDo-lijst
  • Ziet er
  • Namelijk
  • Uit
  • Zoals dit…

Je begint je werkdag en opent je todo-lijst, en dan zie je iets dat veel lijkt op het overzicht hierboven. Een lijst met taken waarvan nog niets is afgevinkt en… je weet niet waar je moet beginnen. Start je met dat ene grote project? Of toch eerst een kop koffie pakken? En dan schiet je een andere taak door je hoofd die nog niet op je lijst staat. Maar die hoef je niet op te schrijven want die onthoud je toch wel. Toch? En voor je het weet, is je todo-lijst onvolledig en weet je niet meer wat je moet doen.

Voor je de lijst in de prullenbak gooit, weet dat je niet de enige bent! Veel mensen raken gefrustreerd als ze steeds meer taken te doen krijgen. De todo-lijst die overzicht zou moeten brengen, wordt onoverzichtelijk en dus onbruikbaar. Dus even diep adem en ga terug naar de basics. Hieronder volgen vijf methoden om orde te brengen in de inhoud en het gebruik van je todo-lijst.

Schrijf het op

Als iets je plotseling te binnenschiet en je wilt het onthouden, schrijf het dan op. Denk nooit dat je het je wel zult herinneren, want in de meeste gevallen gebeurt dat niet. Sterker, je raakt er gefrustreerd van. Je weet dat je iets had moeten onthouden, maar je bent vergeten wat. En dat blijft in je hoofd spoken. De beste manier op je todo-lijst te verbeteren is er een te maken. Schrijf daarom altijd alles op wat je moet doen. Dat geeft je dan in ieder geval het gevoel dat je volledig bent.

Heb je vaak het idee dat je vast zit en niet weet waar te beginnen? Zet dan ook alledaagse activiteiten zoals de krant lezen op je lijst. Op die manier kun je vast je eerste taak afvinken en creëer je momentum en wilskracht om aan de volgende grotere taak te beginnen.

Creëer overzicht

Breng altijd overzicht en structuur in je todo-lijst. Vaak zie ik mensen grote belangrijke taken voor of achter kleine onbelangrijke acties op één lijst zetten. Maar niet alle taken zijn gelijk. Bellen met je partner die je toch al dagelijks ziet, is niet hetzelfde als de maandrapportage van je miljoenen-business vóór de deadline opleveren. Je kunt een structuur aanbrengen door onderscheid te maken in het tijdsbeslag van een taak. Weten en zien of iets vijf minuten dan wel vijf uur duurt geeft je een waardevol overzicht over wat je geacht wordt te doen.

Wat ook helpt is één grote taak in kleine brokken verdelen. Je kunt een diner maken voor je gasten die vanavond op bezoek komen zien als één taak, maar je kunt het ook als volgt in je todo-lijst zetten:

  • Kies recept uit kookboek
  • Haal de benodigde ingrediënten
  • Snijd de groenten één dag eerder
  • Dek de tafel
  • ……

Doe het niet alleen

Je kunt de complexiteit van een grote en belangrijke taak ook verminderen door hulp van anderen in te roepen. Dit maakt niet alleen het realiseren van de taak gemakkelijker, het is vaak ook nog leuker en gezelliger. Zoals de Griekse filosoof Aristoteles al zei, wij zijn sociale wezens, en de meeste mensen vinden het daarom geen enkel probleem om je te helpen. Veel digitale todo-lijsten maken het mogelijk taken aan anderen te delegeren en toch het overzicht te houden.

Stel Prioriteiten

De Amerikaanse president Dwight D. Eisenhower ontwikkelde een overzicht om hem te helpen bij het stellen van prioriteiten. Het principe achter zijn systeem is om taken in vier categorieën op te delen op basis van de mate van urgentie.

  • DO FIRST – Taken die onmiddellijk aandacht vragen en waarvoor een deadline geldt
  • DO LATER – Taken die prioriteit hebben, maar niet zijn gebonden aan een deadline
  • DELEGATE – Taken die je aan iemand anders kunt delegeren, ze zijn dringend maar vereisen minder aandacht
  • ELIMINATE – Deze taken zijn geen taken…, in ieder geval niet vandaag. Het zijn dingen die je eventueel wel wilt doen, maar niet noodzakelijk hoeft te doen.

eisenhower matrix

Zorg voor jezelf

Als je net een grote belangrijk taak hebt afgerond, dan moet je altijd nog één ding doen. En dat is jezelf verwennen. Neem even pauze, pak een kop koffie en een koekje en je zult er nog meer van genieten dat je de taak hebt afgerond.

 

Tot Slot

Door taken die je moet doen op te schrijven, door overzicht en structuur in je todo-lijst aan te brengen, door daar waar mogelijk met anderen samen te werken, door prioriteiten te stellen en door goed voor jezelf te zorgen, wordt je leven een stuk gemakkelijker. En voor je het weet…

  • V ziet
  • V je todo-lijst
  • V er als volgt
  • V uit.

 

John Greijmans

Rotterdam, maart 2020